Как се пише благодарствено писмо за дарение?

5
(2)

В този блог пост ще ви научим как се пише благодарствено писмо за дарение, както и образец, който ще ви помогне в писането. Кажете „Благодаря!“ по стилен и достоен начин. Покажете своята признателност!

Благодарствените писма: Специфика

„От името на организацията XYZ бих искал/а да Ви благодаря за полученото дарение…“

Получавали ли сте някога благодарствено писмо за дарение, което започва по този начин? Минусът на този тип благодарствени писма е, че те звучат много шаблонно. Това, което липсва е специалният детайл и лично отношение – човек трябва да благодари искрено и с любов в сърцето, а не по задължение. Затова в днешната статия ще ви научим как се пише благодарствено писмо за дарение.

Признателност за дарител: Благодаря за дарението!

Дарителите са филантропи, които често подкрепят благотворителни инициативи, Едно нещо, което трябва да запомните за тях е, че те постоянно чуват „Благодаря“, от хора, които са им признателни и задължени за оказаната подкрепа. Затова когато поднасяте своите уважение, е нужно да подходите малко по-различно. Не се

Шаблонното благодарствено писмо за дарение звучи така, сякаш би могло да бъде написано от робот. Най-лошото ри него е, че редовните дарители получават едно и също писмо по няколко пъти, тъй като всички им благодарят по един и същи начин. Така ситуацията става неприятна, а посланието ви – безлично и рутинно.

Как се пише благодарствено писмо?

Когато пишете благодарствено писмо е добре да имате предвид следните съвети:

  • Бъдете откровени
  • Покажете лично отношение – застанете с името си
  • Благодарете и лично, а не само от името на организацията ви
  • Посочете и повторете същността на дарението и повода
  • Дайте информация за бъдещите си планове
  • Обяснете как помощта ще ви даде възможност да реализирате своите цели
  • Ако имате възможност, отблагодарете се с наличните ви ресурси – продукти или услуги
  • Отправете покана за среща с екипа, за да се запознаете лично или покана за друг тип събитие
  • Завършете отново с благодарност към дарителя

За повече инфомрация прочетете нашата статия: Как се пише благодарствено писмо?

Шаблонно благодарствено писмо за дарител от НПО

Организациите с нестопанска цел прекарват толкова много време, опитвайки се да получат дарения че, често случва благодарността им да звучи като поредната обикновена разписка, а не като важна част от комуникацията с дарителите. Но доброто благодарствено писмо не е като данъчния документ за извършено плащане, то е емоция. Затова Шаблонните писма на НПО-тата трябва да изразяват емоции.

Когато дарител даде на вашата организация с нестопанска цел пари или стоки, независимо дали в отговор на призив, онлайн кампания или просто от добрина и порив на сърцето, това е жест, базиран на емоционално решение. Когато човек дава, той се чувства добре, а подкрепата на кауза, в която вярва, може да означава много за него. Адресирайте го в писмото и покажете, че оценявате подкрепата, вдъхновени сте, усещате силата на добрината и сте щастливи. Вашето благодарствено писмо и съобщение за дарение е част от цялостното преживяване за дарителя, затова не бива да го забравяте!

Доброто благодарствено писмо или имейл може да поддържа комуникацията и да накара дарителят ви да се чувства още по-ангажиран към каузата. Накарайте го/я да изпита положителни чувства. Това им показва, че са оценени, техният подарък има значение и вие цените участието им във вашата мисия. Скучното и грубо „благодаря“ не прави нищо от това и е наистина пропусната възможност да задълбочите връзката си с вашите дарители.

13 най-добри практики за писане на благодарствено писмо за дарение

  1. Използвайте името на дарителя

    Ако не използвате името на дарителя, вие издавате, че използвате шаблон и това е поредното рутинно писмо за вас. Започването на благодарственото си писмо за дарение с думите „Скъпи приятелю“ кара хората да се чувстват, сякаш на вашата организация не й пука – това определено не е тонът, който искате да зададете в комуникацията си за благодарност към дарителите!

Платформите за автоматизирано изпращане на имейли улесняват добавянето на имена и лични данни към вашите благодарствени писма. Това е малък детайл, но има голяма разлика в това как ще накарате да се почувстват вашите дарители.

  1. Изпратете го незабавно
    Не отлагайте – колкото по-бързо можете да изпратите благодарността си на дарителите, толкова по-добре. Бързата благодарност ви позволява да разширите добрите чувства, които дарителят изпитва относно жеста, и предотвратява угризенията на купувача, които иначе биха могли да възникнат.

    Опитайте се да изпратите благодарственото си съобщение в рамките на 48-72 часа след получаването му. Това гарантира, че:
  • Дарителите се чувстват оценени незабавно
  • Дарителите помнят, че са дали на вашата организация
  • Дарителите не биват случайно търсени отново, преди да им бъдат благодарни.
  1. Изпратете го от човек
    Писмата се чувстват най-лични, когато са от един човек, а не от цяла организация. Често ще искате да се подпишете от името на „най-високопоставения“ човек във вашата организация, като вашия изпълнителен директор или председател на борда, но помислете… Дали да направите подателя доброволец или клиент, пряко свързан с дарителската програма и вашите програми?

Най-често писмото идва от изпълнителния директор на организацията, но дарението в повечето случаи не е насочено към него.

  1. Покажете какво е въздействието
    Благодарностите ви за дарението са част от потока ви за комуникация с дарителите и възможност да им кажете повече за вашата мисия и тяхното въздействие. Покажете каква е тяхната роля във всичките ви усилия. Дарителите искат да знаят, че парите, които са дали, водят до разлика, така че посочете как ще ги използвате.
  1. Бъдете топли и приятелски настроени
    Когато показвате своята благодарност, трябва да създадете положително настроение. Проявете максимална добронамереност. Поддържайте тона топъл и приятелски, а не твърд и официален. Докато пишете писмото си, представете си доброволец или дарител, който харесвате и оценявате, и си представете, че пишете само на тях. Избягвайте прекалено възвишените думи като „от името на X Organization“. Вместо това, говорете с вашите дарители като на приятели.

  2. Използвайте език, ориентиран към дарителя
    Благодарственото писмо е за признаване на вашите дарители, а не повод да обясните колко сте велики със собствени похвали. Поддържайте фокуса върху дарителя и техния принос, като използвате „вие“ повече от „ние/ние“ и говорите за това, което дарителят е направил възможно, а не за това, което прави вашата организация. Ключовите фрази включват:

„Заради теб/вас“

„С ваша помощ“

„Вашият жест ни помогна…“

„Признателни сме на вашия принос“

  1. Избягвайте напразния жаргон
    Организациите с нестопанска цел имат много специфичен за сектора жаргон, който означава много, ако работите в областта и не означава абсолютно нищо, ако не го правите. Дръжте този жаргон извън вашите външни комуникации, включително благодарствени писма до дарители.

Вашият среден дарител няма да се разучвства или да усети моция от фрази като „стартиране на капиталова кампания“ или „грант за изграждане на бизнес ценности“. Но пък ще разбере, ако кажете: „събиране на пари за изграждане на нова библиотека“ или „осигуряване на повече храна на бездомни хора“. Кажете директно какво имате предвид, за да могат да се вълнуват от това.

  1. Позоваване на дарителската история
    Лоялните, дългосрочни дарители са прекрасно нещо! Отпразнувайте и насърчавайте тяхната лоялност и отдаденост във вашите благодарствени писма. Покажете им, че ги помните, познавате, помните и цените техния принос. Използвайте сегментиране на дарителите във вашата база данни и софтуери за автоматизация на електронна поща, за да персонализирате благодарствените си писма с препратки към историята на дарения във вашата организация, като:

„От 2010 г. вие подкрепяте хората в нашата общност, които…

„Толкова се радвам, че успяхте да присъствате на нашия скорошен семинар за зелени действия за опазване на околната среда.“

„Благодаря ви, че сте някой, на когото можем да разчитаме всяка година.

  1. Добавете лични щрихи
    Направете благодарността си още по-лична, като добавите ръчно подписани подписи и бележки от хората, получаващи помощ. Проверете вашата база данни за контакти за взаимоотношения с персонала и членовете на борда, скорошни събития и друга информация, която можете да посочите в писмото си и добавете към посланието и ръчно написана бележка в подходящите части на благодарственото писмо за дарителя.
  2. Предложете повече свързаност и комуникация
    Представете си, че дарителят ви е толкова развълнуван от благодарността ви, че иска да научи още повече за вашата организация. Улеснете дарителите си да направят това, като включите информация за контакт от подателя на писмото, заедно с връзки към вашия уебсайт, социални медии и имейл списък (ако комуникацията е електронна). Инициирайте контакт, молете за обратна връзка, канете на събития, организирайте срещи – обръщайте специално внимание!
  1. Не питайте директно
    Благодарственото писмо е за признателност към дарителя, а не за вашите нужди. Представете си, че карате детето си да напише на баба благодарствена бележка за последните получени подаръци за рожден ден. Бихте ги насърчили да изразят благодарността си и може би да споделят малко за това как планират да използват подаръка. Не бихте им позволили да направят всичко това, за да опишат какво искат и за Коледа, нали? Същото важи и за благодарствените писма за дарители – те не са подходяща възможност за още едно запитване.

Съсредоточете се върху благодарността – скоро можете да изпратите друго запитване, но не и преди да сте изразили адекватно благодарността си на първо време.

  1. Включете цитати и истории
    Най-добрите хора, които могат да говорят за прякото въздействие на дарението върху вашата организация, са хората, които са на оперативно ниво. Включването на цитати и истории от тях може да придаде на благодарственото ви писмо повече автентичност и да предизвика емоция.

Пример: интервюирайте деца от стажантската програма на организацията за нещата, които са научили да правят, какво им харесва в програмата и какво биха правили с новите знания. Подгответе един файл с цитати, от които да извадите цитати за благодарствени писма, те незабавно ще направят писмата по-интересни за четене.

(PS: Това също е чудесен съвет, ако работите върху годишния отчет на вашата организация с нестопанска цел!)

  1. Добавете подходящи визуални елементи
    Използвайте снимки, видеоклипове и инфографика, за да покажете на вашите дарители хората, на които са помогнали, местата и проектите, по които сте работили, и промените, които сте направили заедно. Информацията, съчетана с изображения, е забележително по-запомняща се и може да запази добрите чувства от благодарността ви още по-дълго.

Шаблон за благодарствено писмо за дарител

Месец – ден – година
Име, фамилия
Име на фирмата
Адрес на улица
Град, раойн, пощенски код
Уважаем/а (г-н/г-жа/г-жа) Фамилия,

Благодарим ви, че се съгласихте да ни подкрепите като спонсор на тазгодишния XYZ Benefit, който ще се проведе на ……, където ще ………

Осигуряването на партньорство и безвъзмедна подкрепа за това важно набиране на средства е особено важно тази година, тъй като сме изправени пред огромните предизвикателства на икономическата криза. Вашата финансова подкрепа е символ на съдействие с ключово значение за нашата мисия. В знак на благодарност, вие ще получите благодарности и признание в рамките на програмата на събитието, а също и два билета за събитието.

Ще се радваме да ви видим там!

Моля, приемете нашите най-искрени благодарности за вашата подкрепа.
С Най-Добри Пожелания,
……
Подпис

Хареса ли ви статията?

Оценете труда ни!

Среден рейтинг: 5 / 5. Брой гласове: 2

Никой не е дал рейтинг! Бъди първи!