Как се пише доклад?

4.4
(17)

Писането на доклад е важна част от различни длъжностни характеристики. Знанието как да напишете ефективен такъв, е полезно умение, което може да ви направи ценно допълнение за немалко работодатели.

Ако искате да научите как да пишете успешни отчети, трябва да знаете какво обикновено включват те и как да започнете. В тази статия ще ви запознаем както с това какво представлява докладът и как се използва на работното място, така и със стъпките, които трябва да следвате, за да напишете успешен такъв.

Какво е доклад?

Докладът е документ, който представя резултатите от разследване, проект или инициатива. Това може да бъде и задълбочен анализ на конкретен проблем или набор от данни. Целта на доклада е да информира, образова и представи възможности и препоръки за бъдещи действия. Подобно на отчет, той се фокусира върху наученото, но е различен от счетоводния отчет. Докладите са неразделна част от десетки индустрии, включително науката, здравеопазването, наказателното правосъдие, бизнеса и академичните среди. Докладите обикновено се състоят от няколко ключови елемента, включително:

  • Подробни резюмета на изминали събития или дейности;
  • Анализ на въздействието на събитието;
  • Оценка на фактите и данните;
  • Прогнози за това, което може да се случи в резултат на събитията;
  • Препоръка за следващи действия;
  • Заключение.

Много професии включват писането на доклади като основна отговорност. Лекарите например пишат медицински доклади, които представят техните анализи върху състоянието на пациенти, казуси, случаи и операции. Полицейските служители пишат доклади, които очертават подробности околко разпити или възникнали сблъсъци. Ръководителите на проекти пишат редовно доклади, които информират ръководителите за развитието на конкретен проект. Всички тези доклади трябва да бъдат добре написани, точни и ефективни.

Как да напиша доклад?

Знанието как да напишете успешен доклад може да ви направи ценен актив на сегашното ви работно място или ценен кандидат за нови работодатели. Ето и някои стъпки, които трябва да следвате, когато пишете доклад:

  1. Опишете заданието;
  2. Проведете своето проучване;
  3. Напишете план – конспект;
  4. Напишете първа чернова;
  5. Анализирайте данните и запишете констатациите;
  6. Препоръчайте начин на действие;
  7. Редактирайте и разпространявайте.

 Опишете заданието

Много официални доклади включват раздел, който подробно описва „техническото задание“ на документа. Тези условия включват:

  • За какво става въпрос в доклада?
  • Защо е необходим?
  • Кога е написан?
  • Какво е предназначението му?

Определянето на тези условия помага както на автора, така и на читателите да разберат защо докладът е важен и какво се надява да постигне. Техническото задание обикновено се обяснява в първия параграф, така че читателят да може да определи неговата значимост, без да се налага да чете целия документ. Определянето на конкретни условия по-рано в текста ще ви помогне да създадете очертанията на доклада и да поддържате дискусиите и аргументите си в ход през целия процес на писане.

Проведете своето проучване

Повечето доклади изискват да съберете предварително данни, които са пряко свързани с темата, по която работите. Възможно е вече да имате достъп до тази информация, ако например сте лекар, който има копия от медицинската карта на пациента. Ако обаче имате задача да анализирате проблем, или да разследвате събитие, вероятно ще трябва да отделите известно време за търсене, намиране и организиране на данни.

Тълкуването на данните и тяхното форматиране по начин, по който вашите читатели лесно ще разберат и асимилират, е важна част от писането на доклад. Може да се наложи да създадете диаграми, графики или времеви линии, които улесняват разбирането на необработената информация. Също така ще трябва внимателно да цитирате източниците си и да следите къде и как сте намерили данните си, за да ги представите професионално.

Напишете план – конспект

Следващата стъпка е да изградите очертанията на вашия доклад в план. Обикновено това е номериран списък, изброяващ всички раздели в документа. Очертанията на вашия доклад може да изглеждат по следния начин:

  1. Заглавна страница
  2. Съдържание
  3. Въведение
  4. Техническо задание
  5. Обобщение на процедурата
  6. Констатации
  7. Анализ
  8. Заключение
  9. Препратки или библиография

Редът на тези раздели – и дали решавате да ги включите, или не – ще зависи от конкретния тип доклад, колко дълъг е той и колко формален трябва да бъде. Най-важното нещо, което трябва да направите, когато пишете своя план, е да включите всички необходими раздели и да премахнете всичко, което не допринася пряко за целта на доклада.

Напишете първа чернова

Написването на първа чернова е един от най-важните етапи при изграждането на успешен доклад. Целта на първата чернова не е да напишете перфектен документ, а по-скоро да извлечете всички основни елементи от събраната информация и да ги напишете на белия лист. Ще имате време да добавите и редактирате този първи опит по-късно, така че основната ви цел е просто да организирате вашите данни и анализ в груб проект, който в крайна сметка ще се превърне в краен продукт. Имайте търпение.

Докато пишете първия си проект, вероятно ще откриете пропуски във вашите данни или в анализа си. Отбележете ги, но не се опитвайте да решавате всеки проблем, докато пишете. Вместо това, завършете черновата и запазете решаването на проблема за после, когато започнете процеса по редактиране.

Анализирайте данните и запишете констатациите

Фокусът на всеки доклад е разделът „констатации“, или частта, където представяте интерпретацията на данните. За счетоводител, констатациите биха могли да включват обяснение защо акциите на компанията са се понижили през предходното тримесечие. За еколог може да включва обобщение на експеримента върху биоразградими пластмаси и как резултатите могат да повлияят на методите за управление на отпадъците.

Разделът с констатациите на вашия доклад винаги трябва да предоставя ценна информация, свързана с темата или проблема, който разглеждате, дори ако резултатите не казват нещо неочаквано. Ако окончателният ви извод е, че данните са недостатъчни, или методът на изследване е погрешен, ще трябва да обясните това по професионален и точен начин.

Препоръчайте начин на действие

Последната част от тялото на вашия доклад е вашата препоръка.

След като проучите данните и анализирате всички резултати, вие сте квалифицирани да представите своята идея и какви действия трябва да се предприемат в отговор на вашите констатации.

Пример: След преглед на броя на извънредните часове, които екипът е изработил, ръководителят на проекта може да препоръча към екипа да бъде добавен допълнителен служител. Хирург може да препоръча на болницата да се въведат нови методи за стерилизация в операционната, след като отбелязва увеличение на предотвратимите инфекции през предходните шест месеца. Ако сте представили добре данните си и сте показали своя опит, вашият читател вероятно ще се довери на преценката ви.

Редактиране и разпространение

Последният етап от написването на доклад е неговото цялостно редактиране и разпространението му сред вашата аудитория. Ще трябва да огледате за граматически, правописни и пунктуационни грешки. Освен това ще трябва да проверите отново данните си, да се уверите, че цитатите ви са правилни и да прочетете целия документ, за да се уверите, че той представя сплотен разказ. Ако докладът ще бъде прочетен от широка аудитория, може да решите да помолите някой друг да го прочете, или да ви даде мнението си за четимостта на съдържанието.

Разпространението на доклада може да има различни форми, в зависимост от конкретната ви професия. Може да го изпратите по имейл на вашия ръководител, да го представите устно по време на среща на персонала, или да го публикувате в професионално списание. Независимо как и къде се чете, целта винаги е да създадете кратък, информативен и ефективен документ, който да допринесе за повишаване на производителността на работното ви място.

Съвети за писане на успешни доклади

Ето и някои предложения, които да ви напътстват при писането на доклади:

  • Опознайте аудиторията си. Преди да започнете да пишете, уверете се, че разбирате за кого е докладът, защо хората се нуждаят от информацията и какво искате да направят, след като я прочетат. Познаването на вашата аудитория ще ви помогне да оформите и усъвършенствате стила си на писане и да гарантирате, че предавате информацията си възможно най-ефективно.
  • Прочетете внимателно. Нищо не проваля качествения доклад така, както правописната грешка. Преди да изпратите или представите доклада си, не забравяйте да го прочетете и проследите внимателно за грешки. Ако го пишете в дигитален формат, може да изпозлвате проверката за правопис на slovored.
  • Бъдете отворени за обратна връзка. В зависимост от длъжността ви, може да получите критика или положителна обратна връзка относно докладите си. Опитайте се да останете възприемчиви и отворени към критика. Ако сте готови да приемете обратната връзка и да приложите предложенията на началниците си, в резултат на това, вашето писане ще се подобри.
  • Използвайте времето си разумно. Написването на доклад за качеството може да отнеме от няколко часа до няколко седмици. Преди да започнете, не забравяйте да планирате времето си добре и да си зададете редовен график за писане. Може да се наложи също да си зададете почасови или дневни цели, за да сте сигурни, че напредъкът ви е постоянен.

Хареса ли ви статията?

Оценете труда ни!

Среден рейтинг: 4.4 / 5. Брой гласове: 17

Никой не е дал рейтинг! Бъди първи!