Как се пише имейл?

4.8
(40)

Имейлът е една от най-широко използваните форми на комуникация както на работното място, така и извън него. Поради неговата бързина и ефективност, вероятно ще използвате често имейл кореспонденция в ежедневието си, независимо от вашата роля или индустрия. Можете да пишете професионални имейли по различни причини. Например, може да се наложи да резюмирате важна среща, да обмените информация, да предадете важен ъпдейт относно работата си.

Но как се пише имейл? Добре съставеният имейл предоставя на получателя приятелско, ясно, сбито и въздействащо съобщение. За да се научите да пишете имейли, които отговарят на всички тези критерии, ще трябва практика. Помислете за следните съвети и най-добри практики, които могат да ви помогнат в писането на ефективни, професионални имейли:

  • Определете целта си;
  • Обмислете аудиторията си;
  • Придържайте се към кратка реч;
  • Коригирайте имейла си преди да го изпратите;
  • Използвайте подходяща тема;
  • Не забравяйте да изпратите follow-up в случай, че не сте получили обратен отговор.

Шест стъпки за писане на професионални имейли

Ако не сте сигурни как да започнете с писането на своя следващ имейл, тези 5 стъпки могат да ви помогнат да създадете идеалното професионално съобщение:

1 . Определете целта си

Преди да напишете имейл, се запитайте какво искате да направи получателят, след като го прочете. След като определите целта на имейла си, можете да се уверите, че всичко, което включвате в съобщението си, насочва читателят това действие.

Например, ако искате получателят да прегледа доклад, който сте приложили, уведомете го какъв е докладът, защо имате нужда от него да го прегледате, от какъв вид обратна връзка имате нужда и кога имате нужда задачата да бъде изпълнена.

2 . Помислете за вашата аудитория

Когато съставяте имейл съобщение, уверете се, че вашият тон съответства на вашата аудитория. Например, ако изпращате имейл до бизнес мениджър, който никога не сте срещали, поддържайте имейла си добре „полиран“, формален и без всякакви шеги или неформални неща. От друга страна, ако изпращате имейл до колега, с когото имате добри отношения, може да използвате по-малко официален, по-приятелски подход.

3 . Бъдете кратки

Вашата аудитория вероятно има малко време да прочете имейла ви, затова го напишете възможно най-кратък, с фокуст върху ключовата информация. Опитайте се да не разглеждате твърде много теми наведнъж, тъй като това може да направи вашето съобщение дълго, предизвикателно за четене и трудно за предприемане на действия.

Когато редактирате имейла си, извадете всякаква информация, която няма отношение към темата, която разглеждате. Използвайте кратки, прости изречения, като премахнете думи за „пълнеж и красота“.  Това ще направи мейлът ви по-кратък и по-лесен за четене.

4 . Проверете имейла си

Имейл без грешки демонстрира усърдие и професионализъм.

Преди да изпратите имейла си, отделете малко време, за да проверите за правописни, граматически или синтактични грешки. Също така, проверете два пъти, за да се уверите, че сте включили всички прикачени файлове, които сте посочили в съобщението си. Ако това е важен имейл до важни заинтересовани страни, може да поискате от вашия пряк ръководител или доверен колега, второ мнение. Нека те го прочетат, преди да го изпратите.

5 . Използвайте подходящ тон и етикет

Включете любезен поздрав и подходящ завършек, за да звучите приятелски и учтиво. Освен това, бъдете внимателни към получателя и ценете неговото време. Например, освен ако не е спешен случай, избягвайте да изпращате имейл на контакт с молба за нещо извън работно време или докато са в отпуск.

6 .Нямате отговор? Не забравяйте follow-up

Повечето хора получават по няколко имейла на ден, така че може да пропуснат или да забравят да отговорят на вашето съобщение. Ако получателят не е отговорил в рамките на два работни дни, помислете дали да не се свържете отново с follow-up – приятелски последващ имейл.

Формат и структура на официалния имейл

Има пет елемента, които трябва да имате предвид при форматирането на имейла си. Ето разбивка на всеки от тях:

1 . Тема

Това е кратка фраза, която обобщава причината за вашето съобщение или целта на вашата комуникация. Важно е да включите тема, когато изпращате професионални имейли, така че аудиторията ви да знае точно какво да очаква и да може лесно да намери съобщението, ако е необходимо. Например:

„Следващ етап: Представяне на продукти“

2 . Поздрав

Това е първият ред на вашия имейл и обикновено е поздрав. Например:

„Здравейте, г -н Самсън“

3 . Тяло (Същина)

Точно тук ще споделите цялото си послание. Например:

„Благодарим ви, че посетихте презентацията на новия продукт днес следобед. Прикачих видео файл с пълния запис, за да можете да го споделите с вашия екип. Моля, уведомете ме, ако имате въпроси.“

4 . Край

Това е последният ред на вашия имейл, преди вашия подпис. Тук трябва да приключи съобщението ви. Също можете да повторите всички заявки и молби, които сте отправили в тялото на съобщението си. Например:

„Очаквам с нетърпение да говоря с вас в сряда. Благодаря отново!“

5 . Подпис

Подписът е мястото, където се идентифицирате по име. Повечето имейл платформи ви позволяват да зададете фиксиран подпис, който автоматично се добавя в края на всеки имейл, който изпращате.

„С уважение,
Джилиан Джоунс,
Старши софтуерен инженер
ABC Company, Inc.“

Теми, които може да ви харесат:

  1. Как се пише имейл за кандидатстване за работа?
  2. Как да проверя имейл адреса си?
  3. Как се пише маймунско а – @?

Хареса ли ви статията?

Оценете труда ни!

Среден рейтинг: 4.8 / 5. Брой гласове: 40

Никой не е дал рейтинг! Бъди първи!