Как се пише официално писмо?

4.8
(60)

Добре написаното официално писмо може да направи добро първо впечатление – далеч по-силно дори от най-елегантно формулирания имейл. Независимо дали кандидатствате за работа, благодарите на потенциален работодател за проведеното интервю или учтиво се оттегляте от старата си работа, знанието как да напишете официално писмо е умение, което си струва да се овладее.

Официални писма или неформални писма: Сравнение

Има някои съществени разлики между неформалните писма (като благодарствени бележки) и официални писма (като мотивационни писма):

Неофициални писма

  • могат да бъдат написани на ръка или напечатани,
  • използвате разговорна реч
  • слабо структурирани.

Официалните писма, от друга страна,

  • винаги започват с въведение и обръщение
  • стриктно се придържат към правилата на стандартния писмен език и
  • имат официална структура.

Бележка: Подобрете уменията си за писане с нашата статия – Как се пише?

Когато се учите как да пишете официално писмо, точната структура може да изглежда сложна, но всъщност текстът просто се разделя на пет отделни компонента. След като се справите с основите, ще знаете вече как лесно и бързо да напишете официално писмо.

Основна структура на официално писмо

Във всяко официално писмо има четири елемента: заглавие, обръщение, текст и подпис.

Начална страница: Заглавие

Ето как да напишете началната страница на своето официално писмо. Заглавието се състои от две неща: вашият адрес (плюс датата) и адресът на получателя.

Адреси

  1. Вашият адрес. Трябва да се напише в горния десен ъгъл на страницата. Под адреса си напишете датата. В Европа писмата започват с датата в следния формат: 20 ноември 2022 г.
  2. Адрес на получателя. Втората част на официалното писмо е името и адресът на лицето, на което пишете. Тук трябва да напишете пълното име на получателя, името на организацията и след това адреса.

Обръщение

Обръщението е поздравът, който използвате в писмото си, независимо дали е официално или неофициално. Най-често срещаното обръщение е „Уважаеми“ плюс името или титлата на човека, на когото пишете.

Примери за обръщение

  • Уважаем/а Име Фамилия. Ако не сте сигурни за пола на лицето, използвайте пълното му име (напр. Уважаеми Пат Смайли ).
  • Уважаеми г -н/г -жа/д -р. Фамилия. Ако знаете социалното или професионалното звание (напр. Д -р или професор ), използвайте го в комбинация с фамилното име на лицето. Използвайте г -жа за предпочитане пред г -ца  (госпожица отпадна преди години от българския език и не звучи уважително).
  • Уважаеми Господине или Госпожо. Това е идеалният поздрав, когато не знаете името на получателя си.

Текст (Тяло на писмото)

Придържайте се към възможно най-кратък текст в тялото на официалното писмо.

Първи основен параграф

Отворете, като ясно заявите защо пишете това писмо.

Пиша, за да се оплача от …

Обръшам се към вас относно Вашата обява за работа в …

Кандидатствам за позиция…

Ако това писмо е част от предварително установена кореспонденция, трябва също да отбележите това:

В отговор на Вашето писмо от …

На нашата последна среща вие поискахте първите десет страници от моя ръкопис …

Втори абзац

Тук трябва да включите някои подкрепящи подробности за вашата работа или образователен опит, какво ви прави подходящи за определената работа, разочарованието ви от продукта на компанията или друга подходяща информация. Този параграф е допълнение към първото изречение.

Параграф за край

Тук можете да повторите основната мисъл на писмото си, да предложите следваща стъпка, да благодарите на получателя за отделеното време – или и трите!

Благодаря ви, че отделихте време да разгледате моята молба.

 Очаквам с нетърпение срещата ви следващата седмица .

С удоволствие бих предоставил препратки или допълнителни мостри от своята работа.

Подпис

Има няколко подходящи заключителни фрази за подпис.

Примери за подпис на писмо

  • С уважение, 
  • Благодаря,
  • С пожелание за хубав ден,

Има, обаче, подводни камъни, които трябва да се избягват:

  • Не пишете прекалено формално. Внимавайте да не оставите официалния тон да проникне изцяло в писането ви. Не бива да звучите така, сякаш пишете ръкопис с перо през Средновековието!
  • Демонстрирайте уважение и в подписа. Не позволявайте на модерните хипстърски подходи да ви изкушат да използвате по-непринуден подпис. Бъдете малко по-официални в края на писмото си.

Ръководство стъпка по стъпка как да напишете официално писмо

  1. Задайте подходящ формат. Преди да започнете да пишете, уверете се, че полетата на страниците ви са зададени с отстояние от всички страни и че използвате обикновен, четим  размер 12 и шрифт Times New Roman (най-добрият ви залог), Arial или Calibri.
  2. Включете вашия адрес и дата. Напишете адреса и датата си в горния десен ъгъл на писмото.
  3. Включете адреса на получателя. Изравнете в лявото поле текста, напишете името, организацията и адреса на лицето, на което пишете. Ако все още не сте в контакт с получателя си, разберете точно кой би бил най-подходящият човек за получател.
  4. Напишете поздрава. Не забравяйте, че имате както официални, така и неофициални възможности по отношение на поздрава.
  5. Напишете писмотоНапишете първия си параграф, като отговорите на въпроса „Защо пиша това писмо на този ден на този човек?“ Напишете втория си абзац, като отговорите на въпроса „Каква нова информация искам читателят да знае?“ Напишете своя заключителен параграф, като отговорите на въпроса „Какво искам да се случи след това?“
  6. Включете подпис. Въведете заключителната фраза за подпис, натиснете Enter три или четири пъти и след това въведете вашето име.
  7. Запомнете вашите заграждения. Ако вграждате допълнителен прикачен файл (като резюме), оставете празен ред под името си.
  8. Следвайте четирите П:
    Пишете формално
    Печатайте текстът качествено
    Поставете в плик
    Пуснете в пощата
Ако искате да си направите плик сами, прочетете нашата статия тук: Как се прави плик за писмо?

Официално писмо: Правила и често допускани грешки

  • ПОЛОЖЕТЕ всички усилия да разберете името на човека, до когото трябва да стигне писмото. Това лично докосване може да промени всичко. Също така се уверете, че името е написано правилно!
  • НЕ ИЗПОЛЗВАЙТЕ обръщението „За когото може да се отнася“. Това е остаряло, безлично и безрезултатно.
  • СЛЕДВАЙТЕ правилата на българския език и граматика и внимателно проверете текста си. Помислете за редакция, за да полирате писмото си и се уверете, че то не съдържа грешки.
  • НЕ използвайте прекалено неформален или разговорен език. Избягвайте вметнати части и използвайте цели изречения.
  • ЗВУЧЕТЕ професионално
  • НЕ използвайте тезаурус, за да звучите по-„интелектуално“
  • КРАТКОСТ – бъдете лаконични
  • НЕ променяйте размера на шрифта, за да коригирате външния вид на вашето писмо
  • НЕ използвайте хартия с нестандартен размер, А4 е добър избор
  • НЕ използвайте цветна хартия или канцеларски материали с допълнителни украшения или авангарден дизайн

ИЗПРАТЕТЕ писмото си възможно най-скоро, след като го напишете.

Видове официални писма

Има много видове официални писма и всяко от тях служи за конкретна цел. Ето само няколко примера:

  • Писмата за запитване извличат информация. Те са идеални, когато търсите работа, имате нужда от правен съвет или търсите дарение.
  • Последващи писма идват след първоначална комуникация; чудесен пример е благодарността след интервю.
  • Писмата за жалба могат да бъдат полезни, но не забравяйте да използвате професионален, учтив тон.
  • Препоръчителните писма са известни също като препоръка или просто препратки и често вървят ръка за ръка с …
  • Писма за кандидатстване в УНИВЕРСИТЕТ, изпратени до приемните комисии.
  • Писмата за напускане обикновено отиват до прекия мениджър и често описват причината за напускането.
  • Други видове официални писма могат да се използват в различни ситуации, като подаване на заявление за безвъзмездна финансова помощ, искане на повишение или отговор на запитване.

Докато имейлът е бърз и ефективен, той никога няма да направи толкова силно впечатление, колкото добре написаното, професионално форматирано, невиртуално писмо. Хартията, която държите в ръцете си, прави официалните писма идеални за няколко ключови ситуации.

Знанието как точно да напишете официално писмо ви поставя стъпка напред в играта и ви отличава от тълпата – което е точно това, от което се нуждаете в днешния свят. Така че, давайте смело!

Хареса ли ви статията?

Оценете труда ни!

Среден рейтинг: 4.8 / 5. Брой гласове: 60

Никой не е дал рейтинг! Бъди първи!