Как се пише уведомително писмо? (Образец и примери)

4.3
(4)

Нека разгледаме стъпка по стъпка как се пише уведомително писмо, както и какви примери и шаблони можем да използваме.

Какво е уведомителното писмо?

Както подсказва думата, уведомителното писмо съдържа важна информация, препратена от  една страна от друга страна. Кредиторите и компаниите, обикновено, използват уведомително писмо, за да информират за възникнал случай, като например, задължение или ако някой е починал.

Кога се пише уведомително писмо?

Уведомителното писмо може да се използва и при множество други сценарии, които изискват неговото използване. Например, приложимо е по време на съдебно дело, въвеждане на нова бизнес стратегия, одобрение за работа, промяна в бизнес политиката или смяна на името на фирма (при ребрандиране). Най-често то уведомява две или повече страни за наличие на промени.

Тъй като уведомителното писмо се предава на получателя, за да го информира за нещо важно, преди всичко, писмото е с официален тон. Все пак, може бъде написано и неофициално, но зависи от частния случай. Неформалният начин се използва, когато подателят иска да предаде информация за нещо по-ведро или маркетингово, за което желае получателят(ите) да знае/ят.

Докато пишете уведомително писмо, трябва да поддържате съдържанието много кратко и ясно, като го говорите направо по същество. Недейте да говорите празни приказки. Написаното трябва да е изчерпателно и кратко. Добре е да се чете на един дъх – от началото до края, за да не се разсея читателят и да пропусне същината. Опитайте се да избегнете всякакви обърквания, празнословия, общи приказки и фамилиарничане.

Видове уведомителни писма

Въпреки че има много видове уведомителни писма, някои от тях се използват по-често от други. Ако не знаете какъв вид писмо ще бъде най-подходящо за повода, може да разгледате описанията на видовете по-долу:

  • Уведомяване за прекратяване на договор
  • Уведомяване за уволнение
  • Уведомяване за промени в политиката на фирмата
  • Уведомяване за промени в договорените услуги и продукти
  • Уведомяване за изтичащ срок по задължения
  • Уведомяване за изтичащ договор
  • Уведомяване за продължаване към следващ етап от кандидатстване за работа

Уведомителните писма са важна част  от процеса на кандидатстване за работа. Уведомително писмо, известно още като последващо писмо (follow-up), служи като потвърждение на вашия интерес към позицията, за която кандидатствате, и уведомява наемащата компания, че все още се интересувате от позицията, въпреки че не получавате отговор от тях веднага или изобщо. Въпреки това може да ви бъде трудно да го напишете, така че ето някои правила за писане на уведомително писмо.

По същество пишете, за да уведомите някого, че предстои промяна или пред него предстои събитие. Понякога тези писма са прости като имейл, друг път, обаче, трябва да напишете нещо по-официално, което да показва ясно какво се случва.

Как се пише уведомително писмо

Ето как се пише уведомителното писмо – това е изключително важен документ и следователно, трябва да бъде написан внимателно и с подходящия тон спрямо ситуацията. Въпреки това, преди подаване на окончателния вариант за изпращане, писмото трябва да бъде проверено за правопис, пунктуация, фактологически подробности, използвана реч. Старайте се речта да не се отклонява от професионалния, уважителен и официален тон. Уведомителното писмо трябва да е адресирано до получателя, а подателят трябва да подпише писмото.

Всички уведомителни писма трябва да включват поне тези шест неща:

  1. Кой изпраща писмото (име, длъжност, фирма)
  2. На кого се изпраща (име, пощенски адрес)
  3. Кога се изпраща (дата)
  4. Защо се изпраща
  5. Каква е причината
  6. Какво се очаква от получателите

Правилният формат на уведомителното писмо включва следните части:

Адресат

За да е сигурно, че писмото ще стигне до правилните ръце, подателят трябва да посочи името и адреса на адресата. Внимавайте как изписвате данните тук – трябва всичко да е правилно изписано. При нужда, посочете данни на фирмата, ЕИК или друго важно.

Ако писмото е предназначено за много хора, не започвайте писмото с имена или заглавия. Започнете, като напишете общо заглавие като „За когото може да се отнася“ или, за бизнес, използвайте името на фирмата. За общи известия посочете името на дружеството веднага след поздрава.

Въведение

В първата част на документа подателят може да поздрави адресата, да се представи и да посочи от името на коя компания се свързва с адресата. Обикновено се добавя и личната информация за подателя, а в някои по-официални документи е нужно да представите дори местожителство по лична карта, номер на личната карта и още.

Основание за писмото

Подателите могат да използват тази част, за да напомнят на адресата за техните професионални отношения. Те могат да посочат номера и датата на договора, който са подписали, предмета на споразумението, в който участват, или всяка друга информация, която определя връзката им. Тук „подсещате“ кой сте и за какво идва реч в следващия абзац.

Повод да се напише уведомителното писмо

Тук подателят може да опише повода, който е станал причина за написването на това уведомление. Текстът трябва да е описателен. Поводът и причините да са изобразени с големи подробности и да предоставя на адресата обширно количество информация, която да отговори на всичките потенциални запитвания. Така се „презастраховате“, че няма да има неразбрали.

Ако уведомителното писмо носи неприятна новина, препоръчителното действие е да се даде подробно и честно обяснение на причината зад обрата на събитията. Ако писмото включва уведомления, насочени към клиенти за промени в бизнес политиката, посочете накратко и обяснете причините за промяната и посочете срокове или процедури, които получателят на писмото трябва да следва.

Информация за връзка

В случай, че адресатът има въпроси по темата или желае да поиска допълнителни документи, подателят може да включи своите данни за контакт в писмото. Подробностите могат да се състоят от телефонен номер и имейл на подателя.

Заключение

В края на писмото подателят може да благодари на адресата за отделеното време, да подпише и датира документа.

Подателят може да прикачи допълнителни документи към официалното уведомително писмо. Целта на документите е да докажат, че събитието, описано в писмото, се е случило, или да предоставят на адресата препоръки какво може да направи като следващи стъпки в ситуацията.

Например, когато пише писмо за уведомяване за смърт, подателят може да приложи документи, които доказват, че са потомци на починалото лице. Ако пише писмо за уведомяване за брич в базата данни, изпращачът може да включи списък с препоръки, които адресатът може да следва, за да защити своите данни.

Образец на уведомително писмо

За улеснение на читателите към тази статия е приложен образец на уведомително писмо:

Примерно уведомително писмо

За улеснение на читателите към тази статия е приложено и примерно уведомително писмо:

(Име на подател)
(Адрес на подателя)
(Дата на писмото)
(Име на получателя)
(Адрес на получателя)

Уважаеми (име на получателя),

Аз, г-жа (Вашето име), Вашият наемодател, Ви пиша това писмо, за да Ви уведомя относно договора за наем, който влезе в сила между нас от (посочете датата).

Съгласно споразумението, договорът предстои да изтече на (посочете месец/дата/година). Сега е (посочете месеца) и спрямо уговорката ни, съм длъжен да Ви уведомя два месеца преди края на договора за наем.

Пиша това уведомително писмо, за да Ви напомня относно крайния срок. Договорът за наем приключва на (посочете месеца/дата/година), така че трябва да намерите ново жилище преди края на (посочете месеца). В случай, че искате да подновите договора за наем, моля, уведомете ме незабавно, когато получите известието. Благодаря Ви!

(Име на получател).

Изпращане на уведомително писмо

Уведомителното писмо трябва да се изпраща в точно определеното време и ако е нужно повторно, в зависимост от сценария. В някои случаи известията за писма трябва да се изпращат рано и предварително – например, уведомение, че предстоят промени в Политиката на компанията. Наложително е да бъдете много точни с изпращането и получаването, особено при случаи, когато уведомителното писмо играе ролята на правно известие.

Свързана тема: Как се пише писмо?

Хареса ли ви статията?

Оценете труда ни!

Среден рейтинг: 4.3 / 5. Брой гласове: 4

Никой не е дал рейтинг! Бъди първи!