Как се пише официално писмо до фирма? (Шаблон и примери)

5
(2)

В тази статия ще ви научим как се пише официално писмо до фирма – така, че да изглеждате уважително и сериозно в своите намерения. Прочетете статията и научете триковете за лесно и ефективно писане на формални съобщения, подготвили сме ви и примери!

Бизнес писмото: Какво е официалното писмо?

Официалното писмо до фирма е бизнес документ, често изпращан от една компания до друга компания или до клиенти, служители и заинтересовани страни, например. Официалното писмо се използва и за професионална кореспонденция между физически лица.

Повечето официални писма се пишат с намерението да накарате читателя от съответната фирма да отговори. Затова винаги пишете вашите бизнес писма с ясна цел, без грешки, приятелски настроени и с уместна и формална реч. Цялата бизнес кореспонденция трябва да бъде разпечатана на фирмени бланки, а формата на останалата част от бизнес писмото е стандартизирана.

Видове официални писма до фирма

Въпреки че електронната поща вече се е наложила като най-разпространената форма на кореспонденция, разпечатаните бизнес писма върху лист хартия все още се използват за много важни, сериозни видове кореспонденция. Някои от по-разпространените видове официални писма до фирмите включват:

Дори ако пишете с оплакване или отправяте жалба по наболял въпрос, винаги трябва и можете да бъдете учтиви. Обмислете добре в каква позиция се намира получателя и направите каквото можете, в рамките на разумното, за да бъдете отзивчиви и полезни. Например, една любезна жалба може да гласи: „Разочарован съм от конструкцията на вашите слънчеви очила и смятам да прехвърля бизнеса си другаде в бъдеще.“

Как се пише официално писмо до фирма

Написването на ефективно, изпипано бизнес писмо може да бъде лесна задача, стига да се придържате към установените правила за оформление и език.

Осъзнайте, че вашият получател чете редовно значително количество кореспонденция и ще предпочита добре написани писма, които не съдържат печатни и граматически грешки.

Направете целта на вашето писмо ясна чрез прост и целенасочен език, като поддържате началния абзац кратък. Можете да започнете с „Пиша във връзка с…“ и оттам да съобщите само това, което трябва да кажете.

Следващите параграфи трябва да включват информация, която дава на читателя ви пълно разбиране на вашите цели, но избягвайте криволичещи изречения и ненужно дълги думи. Отново, придържайте се към лаконичната реч, за да задържите вниманието им.

Ако намерението ви е да убедите получателя по някакъв начин, независимо дали е да инвестира пари, да ви даде препоръка, да ви наеме, да си партнира с вас или да отстраните проблем, създайте убедителен аргумент за вашата кауза. Убедете читателя, че помощта ви би била от взаимна полза и ще увеличите шансовете си да спечелите тяхната подкрепа.

Структура на официалното фирмено писмо

Всеки раздел от вашето писмо трябва да се придържа към подходящия формат, като се започне с вашата информация за контакт и тази на вашия получател; поздравление; тяло на писмото; заключение; и накрая, вашият подпис.

Информация за контакт – подател и получател

Първи абзац

Вашият контакт
Име
Длъжност
Компания
Адрес
Град, район, пощенски код
Телефонен номер
Електронна поща
Дата

Втори абзац

Контакт на получателя
Тяхното име
Тяхната длъжност
Тяхната компания
Адрес на компанията
Град, район, пощенски код

Начален поздрав

  • Използвайте „За кого може да се отнася“, ако не сте сигурни към кого конкретно се обръщате.
  • Използвайте официалния поздрав „Уважаеми г-н/г-жо/д-р. [Фамилия]“, ако не познавате получателя.
  • Използвайте „Скъпи [първо име]“, само ако имате неформална връзка с получателя.

Съдържание на официалното писмо до фирма

Когато пишете същинското съдържание на официалното писмо, използвайте редове, разделени с единични интервали и с добавено разстояние между всеки абзац, след поздрава и над затварянето. Подравнете текста си вляво.

Групирайте логически свързаната информация в отделни параграфи. Ако имате дълго, пълно с информация писмо, помислете за организиране на информацията в раздели с подзаглавия. Може да искате да подчертаете определени ключови думи – удебелете шрифта при нужда, за да акцентирате.

Заключителен поздрав

Сведете заключителния абзац до две изречения. Просто повторете причината защо пишете и благодарете на читателя, че е обмислил молбата ви. Някои добри опции за финален официален поздрав преди подписа са:

  • С уважение,
  • Успешен ден,
  • Благодаря Ви за разбирането,

Ако писмото ви е по-малко официално, помислете за използването на:

  • Всичко най-хубаво
  • Поздрави

Подпис в официално писмо

Напишете своя подпис  след заключителния поздрав и оставете четири единични интервала между него и въведеното от вас пълно име, позиция, телефонен номер, имейл адрес и всяка друга информация за контакт, която искате да включите.

Добро правило е да коригирате кореспонденцията си поне два пъти и след това да накарате колега да я прегледа, за да се уверите, че нищо не е пропуснато.

Пример – шаблон за официално писмо до фирма

Можете да използвате този пример за бизнес писмо като модел:


Пнякога е възможно вместо да включвате вашата информация за контакт в заглавието на писмото, да я подредите в подписа си. И все пак, шаблонът, който сме ви предоставили по-горе е най-оптимален и широко разпространен формат.

Съвети при писане на официално писмо

Пишете ясно и кратко. Нека вашият читател знае точно какво се опитвате да кажете. Така той/ тя ще реагира бързо. По-конкретно, ако има някакъв резултат или действие, което искате да се предприеме заради вашето писмо, посочете точно какво е то. Не карайте хората от отсрещната страна да гадаят. Опишете и обяснете нуждата си с възможно най-малко думи.

Използвайте активен тон. Когато описвате ситуация или правите заявка да се свърши нещо, не забравяйте да изберете активният тон на речта, а не пасивния. Пасивната реч може да накара вашето писане да звучи двусмислено или безлично. Освен това, активният глас е по-рационализиран и право в целта. Например:

Пасивно: Слънчевите очила не са проектирани или произведени с внимание към тяхната издръжливост.

Активно: Обезпокоен съм, че Вашата компания проектира и произвежда слънчеви очила, без да обръща внимание на тяхната издръжливост.

Освен това, изисквайте отговор, когато е подходящо. Писмата се пишат от хора към хора. Избягвайте строго определени шаблони и клиширани изрази, ако е възможно. Не можете да изградите близка връзка с консервативни и безлични писма. Разбира се, стойте далеч от разговорен език или жаргони като „знаете“, „имам предвид“ или „така да кажем“. Поддържайте тона си делови, но бъдете приятелски настроени и услужливи. Можете да завършите писмото отново с подкана за действие – напомнете каква беше целта и какво искате да последва. Ако не ви отговорят на време, потърсете представителя на фирмата повторно и/или помолете за обратна връзка – нека споделят каква е причината за липса на отговор, както и какво мислят по повдигнатия въпрос.

Ако познавате добре получателя, добре е да включите приятелски абзац, изпращащ добри пожелания. Използвайте преценката си, когато определяте колко неформално да подходите. Понякога добавянето на малко хумор към ситуацията, всъщност, е полезно в бизнес обстановката. Но внимавайте и добре премисляйте, преди да се пошегувате!

Обръщайте внимание на детайлите, когато пишете до фирмите, на които искате да привлечете вниманието. Изберете красив и изчистен дизайн на бланките за официалното писмо. Не забравяйте, че освен комуникативна функция, официалното писмо играе роля и на визитна картичка на вашата компания, така че със сигурност, искате то да изглежда отличително и да внушава „високо качество“ и класа. Бъдете изискани!

Хареса ли ви статията?

Оценете труда ни!

Среден рейтинг: 5 / 5. Брой гласове: 2

Никой не е дал рейтинг! Бъди първи!